Интеграция amoCRM и Google-календаря

О процессах

Google-календарь — один из ежедневных инструментов работы в Creonit. В нём сотрудники планируют день и прикрепляют в него задачи из таск-трекера.

Все задачи и мероприятия должны подтягиваться в рабочие календари и создаваться как события. У нас есть определенный формат задач, который выглядит так:

[1h] Газпромнефть. Получить предоплату

Для менеджеров по продажам важно, чтобы описание задачи и данные по клиентам подтягивались в задачу именно в таком формате, а календари синхронизировались автоматически. То есть чтобы все задачи и события, которые были запланированы в amoCRM, автоматически появлялись в Google-календаре. Так менеджеры по продажам всегда смогут быть в курсе своих задач и событий, не пропускать важные сроки и встречи и тратить минимум времени для планирования рабочего дня, сохраняя контроль над всеми сделками. 

Проблема

Мы переехали на amoCRM. Нам не хватало функциональности в ней, не всё ложилось ровно на наши бизнес-процессы, поэтому мы решили её доработать. Сейчас расскажем только про одну из фичей — интеграцию с google-календарём.

У каждого сотрудника Creonit есть Google-календарь для ежедневных задач, CRM должна синхронизироваться с ним, чтобы подтягивать звонки, например, напрямую в календарь.

У amoCRM есть своя интеграция с google-календарём. Но в их исполнении amoCRM создаёт отдельный календарь дел. То есть чтобы увидеть свои задачи, нужно работать в двух календарях: в корпоративном и в отдельно созданном календаре amo. 

Задачи

Выполнить двустороннюю синхронизацию amoCRM с google-календарём с заданными условиями: 

• задача или встреча должны создаваться в определенном формате в календаре автоматически, при внесении задачи в amoCRM;
• при изменении задачи в календаре или CRM, изменения должны автоматически передаваться во вторую систему (календарь или CRM);
• при удалении задачи из календаря — она должна удаляться из CRM;
• при успешном завершении задачи в CRM, задача должна помечаться в календаре символом галочки, как выполненная. И наоборот: при добавлении символа галочки в календарь — в CRM задаче автоматически присваивается статус выполненной.

Решение

Мы реализовали интеграцию amoCRM с Google-календарём, внедрив дополнительную функциональность, чтобы нашим менеджерам по продажам было удобно вести сделки. 

Обновлённый процесс

Теперь список задач из amoCRM по ответственному специалисту передается в наш корпоративный google-календарь. На основе задачи в amoCRM создается мероприятие в google-календаре в том виде, в каком нам удобно и привычно работать, формат, который мы упоминали выше: 

[1h 15m] Фаберлик. Презентация концепции проекта

Чтобы подтянуть параметры встречи, мы передаём следующие параметры: 

• Название задачи.
• Название сделки.
• Ссылка на сделку в amoCRM.
• Полное Имя контакта.
• Рабочий телефон.
• Рабочая почта контакта.

Изменение задачи в amoCRM

Мы настроили обратную синхронизацию: при изменении задачи в amoCRM, изменения переносятся в google-календарь. И наоборот.  

При закрытии сделки в amoCRM (успешно) — задачу из google-календаря не удаляем (как это делает стандартная интеграция в amoCRM), а добавляем символ "+" (плюс + пробел) перед скобками в названия мероприятия.

+ [15m] Проект Selcraft. Обсудить доработки

При добавлении "+ " (плюс + пробел) в задачу в google-календарь — в amoCRM автоматически передаётся статус задачи, как успешно завершенной. 

Итого

Интеграция amoCRM и Google-календаря позволяет сотрудникам значительно упростить и оптимизировать процессы управления временем, автоматизировать ненужную рутину, что повышает эффективность работы компании в целом.

Если вы хотите автоматизировать какие-либо рабочие процессы — заказывайте разработку у нас!