Сервис для управления кандидатами и сотрудниками рекрутингового агентства

Частый запрос к нам последнее время — это переезд из excel в веб-сервис. Расскажем о кейсе, актуальном для рекрутинговых агентств и аутстаферов. К нам обратилось рекрутинговое агентство с задачей по оптимизации бизнес-процессов. Они работают с большим количеством резюме, ведут и управляют базой в эксельках. 

Какие были проблемы:

• Нельзя скрывать какой-то столбец от части пользователей. Только копипастить без столбца.
• Рассинхрон данных, если каждый рекрутер ведёт свой файл. 
• Много времени уходит на синхронизацию в единую базу.
• Расширенные данные о кандидатах хранятся в отдельных местах в других файлах.
• Сложно переставить управление группой вакансий с одного рекрутера для другого.

Мы предложили создать веб-сервис для управления кандидатами и сотрудниками агентства.

Что в себя включает веб-сервис, расскажем ниже. 

1. Управление пользователями: настройка прав доступа и ролей

В системе настраиваемые уровни доступа к информации для разных пользователей или групп пользователей. Администраторы получают полный доступ к базе резюме, в то время как рекрутерам могут выдать права на работу с заданными категориями специалистов или к прикреплённым к ним кандидатам. Например, если специалист занимается подбором дизайнеров — ему выдадут доступ только к этой категории. А если за рекрутером прикреплена группа из 50 специалистов из разных сфер, которых он привёл — сможет работать только с ними. 

Система позволяет скрыть часть данных о кандидатах от выбранных сотрудников. Например, они не смогут просматривать подробную карточку соискателя или видеть его имя и фамилию. 

Администратор добавляет, редактирует и удаляет пользователей. Если рекрутер уходит из компании, по кнопке для него закрывают доступ к системе, чтобы он не забрал с собой никакие файлы. 100% это не защищает от копипасты перед уходом, но хоть что-то))

2. Фильтрация, сортировка, текстовый поиск

Система позволяет фильтровать и сортировать резюме по различным параметрам, таким как специализация, опыт работы, город проживания, навыки и т.д. Также можно фильтровать кандидатов по привязке к конкретному сотруднику. 

Доступен текстовый поиск по всем параметрам резюме, включая зарплату, опыт работы, навыки, образование и другое.

3. Расширенная информация о кандидате

В системе можно добавить расширенную информацию о кандидате в отдельно открывающемся профайле: опыт работы, дата рождения, пол и любые другие данные. Эта расширенная информация не уместилась бы в Excel и обычно для неё создавали отдельный файл и вели туда. 

4. Экспорт резюме в разных форматах

Система умеет генерировать резюме для экспорта в нескольких заданных форматах. Компании предъявляют разные требования к оформлению резюме. Если нужно отправить CV кандидата в зеленый банк, пользователь по кнопке выгружает его в нужном формате. Такая фича, кстати, может быть полезна и для аутстафферов. 

В итоге

Есть единое хранилище данных с возможностью экспорта резюме в разных форматах — экономим кучу времени ручной работы и убираем возможность ошибки из-за неактуальности данных. 

С новой системой агентство повысило операционную эффективность. Сотрудники стали совершать меньше ошибок и выполнять работу, а не бороться с инструментами. 

Если у вас есть похожие проблемы — напишите нам, мы подскажем лучшее решение.