Сделали закрытый корпоративный портал для группы компаний с офисами в 11 регионах России. Создали среду для общения, обмена важными документами и новостями, обучения новых сотрудников. Подробнее — читайте ниже.

Ситуация

Клиент обратился к нам в августе 2018 года. Компания недавно обновила корпоративный сайт, но он был ориентирован на внешнюю аудиторию и не решал задачи, связанные с HR и коммуникациями среди сотрудников.

Вводные данные были следующими:

• В компании разветвленная матричная структура: есть множество горизонтальных и вертикальных департаментов с отделами внутри каждого. Причем, эти департаменты распределены по всей России.

• Между департаментами и отделами компании практически отсутствует коммуникация. Сотрудники не знакомы друг с другом и не общаются.

• Нет инструмента для того, чтобы централизованно донести информацию до всех сотрудников или собрать обратную связь. Сложно внедрять и поддерживать единые внутренние стандарты.

Проектирование

Мы обсудили все требования клиента, сформулировали задачу и подробно описали ее в техническом задании. Вот что должно быть на внутреннем портале:

• Информация обо всех департаментах ГК и их отделах.

• Справочник сотрудников. Информация о каждом: имя, фото, в каком департаменте и офисе работает, когда у него день рождения.

• Все, что сопутствует процедуре приема сотрудника на работу и аттестациям.

• Документы, обязательные для ознакомления.

• Внутренние новости, выпуски корпоративного журнала.
• Инструмент для сбора обратной связи.

Дизайн

Внутренний портал должен соответствовать фирменному стилю компании и перекликаться с дизайном корпоративного сайта. 

Мы подготовили UI кит, в котором отразили разные состояния всех элементов интерфейса.

Реализация

Справочник сотрудников. Интеграция с Active Directory

Одна из самых важных задач внутреннего портала — размещение информации о сотрудниках. Нам необходимо было сделать карточки для каждого из 1100+ работников компании, сформировать верное отображение структуры и иерархии департаментов и отделов.

Но создавать вручную такое количество аккаунтов для сотрудников, а потом регулярно добавлять новых людей и закрывать доступ для тех, кто уволился — это практически невыполнимая задача. Поэтому в процессе проектирования системы мы с заказчиком решили провести интеграцию с системой Microsoft Active Directory.

Благодаря интеграция с Active Directory нет необходимости создавать еще один каталог сотрудников и поддерживать его в актуальном состоянии. Первоисточником всегда выступают данные из Active Directory. Обновление данных по сотрудникам происходит раз в сутки. Если в выгрузке появился новый сотрудник, его карточка автоматически появится на портале. Также проверяется статус активности: уволенный сотрудник не сможет залогиниться.

Что выгружается из Active Directory на внутренний портал:

Иерархия департаментов и отделов также импортируется из Active Directory и обновляется на портале.

Если данные выгрузки не совпадают с информацией на сайте, у администратора есть возможность сравнить разные версии и сделать выбор в пользу актуальной.

Авторизация на портале

Доступ ко внутреннему порталу группы компаний должны иметь только сотрудники, так как здесь содержится много конфиденциальной информации: внутренние документы, персональные данные и пр.

Для авторизации на портале сотрудник использует логин и пароль своей учетной записи для рабочего компьютера. В момент входа на портал отправляется запрос в Active Directory и в реальном времени происходит проверка данных.

Когда пароль обновляется для учетной записи (а в целях безопасности это происходит это довольно часто), меняется и пароль для входа на внутренний портал.

Справочник сотрудников

Мы спроектировали все ключевые сценарии работы со справочником, и сделали удобную систему поиска, фильтрации и сортировки сотрудников.

• По ФИО или должности конкретного человека.
• По городу, где расположен офис.
• По одному или нескольким департаментам.
• По отделам внутри департамента.

В списке сотрудников департамента или отдела первым выводится его руководитель.

Документы

На внутреннем портале хранятся документы, которыми пользуются определенные группы сотрудников. Администратор портала сам задает ограничения доступа для документов — чтобы их видели только те, кто имеет на это право.

Кроме того, мы создали систему оповещений — если на портал загружают обязательный для ознакомления документ, информация об этом появляется в верхней части сайта и не исчезает, пока сотрудник не кликнет на «Ознакомился».

Система онбординга: прием на работу и адаптация новых сотрудников

Появление в компании нового сотрудника — это момент, когда к нему поступает огромное количество информации. А в такой большой компании, как «СКАД тех», новые люди приходят на работу очень часто.

Задача портала, которую мы помогаем решать HR-департаменту, — помочь человеку не «утонуть», систематизировать имеющиеся данные, разобраться в них. На внутреннем портале мы разместили справочник для вышедших на работу, чтобы помочь адаптироваться в компании и упросить процедуру интеграции.

Что еще?

Внутренние новости компании. Здесь публикуют события из жизни компании, которые не попадают на корпоративный сайт.

Система приема обращений. Через форму сотрудник может отправить обращение, адресованное конкретному ответственному лицу. Ответ на свой вопрос он получит на корпоративную почту.

Результат

В настоящий момент происходит интеграция внутреннего портала в процессы компании, идет сбор обратной связи от руководителей отделов и сотрудников.