ERP-система для торговых представителей

ERP-система для торговых представителей

Дата запуска проекта — ноябрь 2016

Разработали внутренний сервис для работы торговых представителей компании. Создание и поддержка актуальной базы клиентов, планирование и отчетность. Подробнее — читайте ниже.

Заказчик

Наш клиент — производитель фитопродуктов, добавок к питанию, чаев. Его продукция представлена в аптеках и торговых точках по всей России и Казахстану — сеть распространения охватывает около 120 городов. 

Ситуация 

В каждом городе, где продается продукция клиента, работают его представители. Их задача:

  • поддерживать базу в актуальном состоянии, 
  • расширять сеть дистрибуции, 
  • следить за тем, как представлен товар в торговых точках,
  • проводить образовательные мероприятия для фармацевтов и покупателей. 

Работу представителей курирует начальство в головном офисе.

Представитель самостоятельно планирует свои задачи на неделю. Этот план включает в себя посещение торговых точек, чтобы проверить представленность продукции, звонки, проведение мероприятий. По итогам недели составляется отчет по проделанной работе, который отправляется в головной офис (до момента внедрения ERP-системы — произвольно составленный эксель-файл). 

Задача

От нас требовалось:

  • Собрать единую базу пунктов дистрибуции (существующих и потенциальных) и поддерживать ее в актуальном состоянии. 
  • Внедрить среди всех представителей единую систему планирования и отчетности.
  • Разработать удобный инструмент для представителей, которым они будут пользоваться ежедневно. 
  • Унифицировать формат отчетов и порядок их отправки в головной офис.

Решение

На этапе аналитики было проведено несколько интервью с руководством компании и представителями, чтобы выяснить, какие функции должны быть реализованы в сервисе. Из каких действий складывается рабочий день представителя. Какой горизонт планирования и предоставления отчетности необходимо выбрать, чтобы инструментом реально было удобно пользоваться. 

Были созданы прототипы основных экранов и спроектированы пользовательские сценарии. 

Инструмент планирования

Обязанность представителя компании — контролировать все точки дистрибуции. Как правило, это личное посещение аптеки / магазина, возможен звонок или письмо. Его цель — проверить, сколько и каких товаров представлено на полках, в наличии ли промо-материалы, не нужно ли уделить этой точке особое внимание. 

Кроме того, представитель может планировать работу с точками продаж, которые еще не включены в сеть распространения, и договариваться о продажах продукции компании. Эти действия также должны быть включены в план. 

Выбранный горизонт планирования — одна неделя. Представитель составляет для себя список действий на следующую неделю (звонки, письма, посещения, проведение мероприятий) и согласовывает план с куратором.

Чтобы добавить точку продаж в план, представитель выбирает ее из своей базы или добавляет новую (если она еще не включена в сеть распространения). Для события есть возможность выбрать тип посещения, оставить комментарий. 

Система отчетности

По итогам каждого посещения представитель должен составить отчет для куратора. Для этого в сервисе предусмотрена функция “Написать отчет”, который в дальнейшем можно будет отредактировать. В заданный день все отчеты собираются вместе и автоматически отправляются на почту куратору в заданном и едином для всех формате. 

Отчет заполняется по специальной форме: наличие и количество продукции определенных видов, наличие промо-материалов (листовок, пробников и пр.). Кроме того, для каждой точки представитель может оставить комментарий в свободной форме и присвоить ей статус: все хорошо / нет пробников / требует внимания. 

Все отчеты представителя хранятся в отдельном разделе системы. 

Фото
Представитель компании
Дарья Шульгина

Как правило, я составляю план посещений и предполагаемой работы на неделю вперед. В зависимости от актуальных задач и целей, а также от конкретных ситуаций, я могу запланировать то или иное событие (встреча, фармкружок или презентация) за несколько недель до него.

База точек дистрибуции

Когда мы начинали работу над сервисом, у клиента отсутствовала единая база всех точек продажи их продукции. Существовало несколько источников:

  • Карта точек продаж на сайте компании.
  • Своя база точек продаж у каждого представителя в каждом регионе: чаще всего в виде эксель-таблицы. Эта база, как правило, не полностью совпадала с базой, представленной на сайте. Кроме того, она включала в себя не только действующих дистрибьюторов, но и потенциальных кандидатов для сотрудничества.

Мы решили эту проблему так: взяли за основу базу с сайта, дополнили ее импортом таблиц от представителей. Точки, которые пока не вошли в сеть распространения, также пополнили базу, но со специальной отметкой. На выходе получился полный и актуальный список партнеров.

В дальнейшем мы интегрировали эту базу с корпоративным сайтом компании. Теперь, если представитель заводит в системе новую точку продажи, или удаляет неактуальную, информация автоматически обновляется на сайте — в списке и на карте. 

С базой удобно работать благодаря системе поиска и фильтров, которая несколько раз дорабатывалась по отзывам представителей. 

Фото
Представитель компании
Дарья Шульгина

Вся информация доступна и можно легко найти необходимую торговую точку, чтобы выяснить текущую ситуация и спланировать дальнейшие действия. Соответственно, это весьма оптимизирует процесс работы.

Представитель может запланировать посещение несколькими способами, в том числе со страницы конкретной точки продаж. 

Результат

По итогам работы:

  • ERP-система была внедрена в компанию и активно используется представителями и их кураторами.
  • База точек дистрибуции поддерживается в актуальном состоянии и автоматически обновляется на корпоративном сайте компании. 
  • Кураторы в головном офисе получают отчеты, которые генерируются автоматически по заданному расписанию и в едином формате. Это позволяет быть в курсе ситуации в каждом регионе и без труда отслеживать эффективность конкретного представителя. 

С момента запуска системы прошло уже достаточно много времени, и все это время она является ежедневным рабочим инструментом для десятков региональных представителей. Мы продолжаем поддерживать и развивать сервис.

Спасибо за внимание!

Давайте обсудим ваш проект
Заполняя данную форму, вы принимаете условия Соглашения об использовании сайта, и соглашаетесь с Правилами обработки и использования персональных данных
Ира Киреева
Аккаунт-директор
Ира Киреева

Мы получим вашу заявку и в течение суток отправим предложение с примерной оценкой стоимости разработки и уточняющими вопросами. После этого созвонимся, обсудим цели проекта, требования к нему. И начнем работу.

Давайте обсудим ваш проект
Заполняя данную форму, вы принимаете условия Соглашения об использовании сайта, и соглашаетесь с Правилами обработки и использования персональных данных
Ира Киреева
Аккаунт-директор
Ира Киреева

Мы получим вашу заявку и в течение суток отправим предложение с примерной оценкой стоимости разработки и уточняющими вопросами. После этого созвонимся, обсудим цели проекта, требования к нему. И начнем работу.

Микроблог