Разработали внутренний сервис для работы торговых представителей компании. Создание и поддержка актуальной базы клиентов, планирование и отчетность. Подробнее — читайте ниже.
Заказчик
Наш клиент — производитель фитопродуктов, добавок к питанию, чаев. Его продукция представлена в аптеках и торговых точках по всей России и Казахстану — сеть распространения охватывает около 120 городов.
Ситуация
В каждом городе, где продается продукция клиента, работают его представители. Их задача:
поддерживать базу в актуальном состоянии,
расширять сеть дистрибуции,
следить за тем, как представлен товар в торговых точках,
проводить образовательные мероприятия для фармацевтов и покупателей.
Работу представителей курирует начальство в головном офисе.
Представитель самостоятельно планирует свои задачи на неделю. Этот план включает в себя посещение торговых точек, чтобы проверить представленность продукции, звонки, проведение мероприятий. По итогам недели составляется отчет по проделанной работе, который отправляется в головной офис (до момента внедрения ERP-системы — произвольно составленный эксель-файл).
Задача
От нас требовалось:
Собрать единую базу пунктов дистрибуции (существующих и потенциальных) и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Внедрить среди всех представителей единую систему планирования и отчетности.
Разработать удобный инструмент для представителей, которым они будут пользоваться ежедневно.
Унифицировать формат отчетов и порядок их отправки в головной офис.
Решение
На этапе аналитики было проведено несколько интервью с руководством компании и представителями, чтобы выяснить, какие функции должны быть реализованы в сервисе. Из каких действий складывается рабочий день представителя. Какой горизонт планирования и предоставления отчетности необходимо выбрать, чтобы инструментом реально было удобно пользоваться.
Были созданы прототипы основных экранов и спроектированы пользовательские сценарии.
Инструмент планирования
Обязанность представителя компании — контролировать все точки дистрибуции. Как правило, это личное посещение аптеки / магазина, возможен звонок или письмо. Его цель — проверить, сколько и каких товаров представлено на полках, в наличии ли промо-материалы, не нужно ли уделить этой точке особое внимание.
Кроме того, представитель может планировать работу с точками продаж, которые еще не включены в сеть распространения, и договариваться о продажах продукции компании. Эти действия также должны быть включены в план.
Выбранный горизонт планирования — одна неделя. Представитель составляет для себя список действий на следующую неделю (звонки, письма, посещения, проведение мероприятий) и согласовывает план с куратором.
Чтобы добавить точку продаж в план, представитель выбирает ее из своей базы или добавляет новую (если она еще не включена в сеть распространения). Для события есть возможность выбрать тип посещения, оставить комментарий.
Система отчетности
По итогам каждого посещения представитель должен составить отчет для куратора. Для этого в сервисе предусмотрена функция “Написать отчет”, который в дальнейшем можно будет отредактировать. В заданный день все отчеты собираются вместе и автоматически отправляются на почту куратору в заданном и едином для всех формате.
Отчет заполняется по специальной форме: наличие и количество продукции определенных видов, наличие промо-материалов (листовок, пробников и пр.). Кроме того, для каждой точки представитель может оставить комментарий в свободной форме и присвоить ей статус: все хорошо / нет пробников / требует внимания.
Все отчеты представителя хранятся в отдельном разделе системы.
Представитель компании
Дарья Шульгина
Как правило, я составляю план посещений и предполагаемой работы на неделю вперед. В зависимости от актуальных задач и целей, а также от конкретных ситуаций, я могу запланировать то или иное событие (встреча, фармкружок или презентация) за несколько недель до него.
База точек дистрибуции
Когда мы начинали работу над сервисом, у клиента отсутствовала единая база всех точек продажи их продукции. Существовало несколько источников:
Карта точек продаж на сайте компании.
Своя база точек продаж у каждого представителя в каждом регионе: чаще всего в виде эксель-таблицы. Эта база, как правило, не полностью совпадала с базой, представленной на сайте. Кроме того, она включала в себя не только действующих дистрибьюторов, но и потенциальных кандидатов для сотрудничества.
Мы решили эту проблему так: взяли за основу базу с сайта, дополнили ее импортом таблиц от представителей. Точки, которые пока не вошли в сеть распространения, также пополнили базу, но со специальной отметкой. На выходе получился полный и актуальный список партнеров.
В дальнейшем мы интегрировали эту базу с корпоративным сайтом компании. Теперь, если представитель заводит в системе новую точку продажи, или удаляет неактуальную, информация автоматически обновляется на сайте — в списке и на карте.
С базой удобно работать благодаря системе поиска и фильтров, которая несколько раз дорабатывалась по отзывам представителей.
Представитель компании
Дарья Шульгина
Вся информация доступна и можно легко найти необходимую торговую точку, чтобы выяснить текущую ситуация и спланировать дальнейшие действия. Соответственно, это весьма оптимизирует процесс работы.
Представитель может запланировать посещение несколькими способами, в том числе со страницы конкретной точки продаж.
Результат
По итогам работы:
ERP-система была внедрена в компанию и активно используется представителями и их кураторами.
База точек дистрибуции поддерживается в актуальном состоянии и автоматически обновляется на корпоративном сайте компании.
Кураторы в головном офисе получают отчеты, которые генерируются автоматически по заданному расписанию и в едином формате. Это позволяет быть в курсе ситуации в каждом регионе и без труда отслеживать эффективность конкретного представителя.
С момента запуска системы прошло уже достаточно много времени, и все это время она является ежедневным рабочим инструментом для десятков региональных представителей. Мы продолжаем поддерживать и развивать сервис.
Спасибо за внимание!
Аккаунт-менеджер
Никита Храмов
Свяжусь с вами в течение дня, чтобы уточнить детали проекта и сориентировать по стоимости разработки. После этого обсудим цели проекта, требования к нему и начнём работу.
Свяжусь с вами в течение дня, чтобы уточнить детали проекта и сориентировать по стоимости разработки. После этого обсудим цели проекта, требования к нему и начнём работу.
