5 кейсов, как чат-бот решает проблемы в учебных заведениях

Мы в Creonit проанализировали ситуацию в российском образовании и подумали о проблемах, с которыми сталкиваются преподаватели, студенты и административные работники в вузах. Эти проблемы вдохновили нас продумать решения, как разработка собственного чат-бота может закрыть боли всех участников учебного процесса. Мы писали об этом подробную статью с исследованием, его можно прочитать здесь. А сегодня расскажем о том, какие решения можно объединить в одном чат-боте и решить сразу несколько проблем. 

Решение проблем студентов

Бывают кейсы, когда у студента есть вопрос, но он не знает, куда его направить. Например, куда пожаловаться на обледеневшую лестницу у общежития, которую не чистили месяц. Куратор группы при этом не понимает, почему эти вопросы задают ему, ведь он отвечает только за помощь в учёбе.

Обработать запрос и направить его в нужный департамент может чат-бот. Можно разработать его таким образом, чтобы он понимал сообщения по ключевым словам и направлял их в нужную инстанцию.

Как это сделать:

• Определить основные проблемы, с которыми студенты обращаются в учебный офис, приёмную комиссию, к секретарю, руководителю общежития, куратору и так далее.
• Определить ключевые слова для каждого запроса.
• По ключевым словам перенаправлять сообщение студента в нужный департамент.

Например, в общежитии отключили воду. 
Ключевое слово: общежитие. 
Действия бота: 
1. Попросить студента указать адрес общежития. 
2. Перенаправлять сообщение в управление учебных корпусов и общежитий.

Плюсы решения:

• Простой способ загрузить фото.
• Смартфон с телеграмом всегда под рукой у студента — не нужно дополнительно заходить на сайт и искать формы обратной связи.
• Не требуется дополнительно расписывать проблему — бот понимает студента по ключевым словам
• Чем больше у бота обратной связи, тем «умнее» он становится — запросы студентов расширяют его базу знаний.
• Можно собирать статистику запросов и для самых популярных сделать сделать FAQ на сайте, объявления, методички и прочие информационные материалы.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Боты в телеграм с ответами на часто задаваемые вопросы — не редкость. Чаще всего это заскриптованные справочники, в которых нужно выбирать конкретную тему и формулировать запрос. Эффективнее из такого инструмента сделать симулятор реального сотрудника университета с человекоподобным общением. Для этого даже не потребуется искусственный интеллект — можно работать с ключевыми словами.

Как это работает

Студент пишет: «Преподаватель Макаров уже вторую неделю не отвечает мне по курсовой работе. Я хочу сменить научного руководителя».

Бот сравнивает его сообщение с ключевыми словами, которые в него уже «загружены». В сообщении есть слова «Преподаватель» и «Курсовая работа» — значит, перенаправляем сообщение в учебный отдел, уведомляем об этом пользователя. Таких маршрутов с ключевыми словами можно настроить тысячи. Функция не ограничивается пересылкой сообщения в нужный департамент. 

Пример, если в запросе пользователя есть слово «Поступление», бот будет присылать ему правила приёма в вуз или ссылку на сайт для абитуриентов.

Если в сообщении студента есть вопрос «Как дела?», бот может ответить ему разными способами: «Хорошо», «Плохо», «Мне грустно» и так далее. Это уже имитация живого диалога.

При этом бот будет копить сообщения студентов — на их базе можно строить новые маршруты. Например, за месяц работы бота мы видим, что студенты часто спрашивают про столовую, а бот даже не знает, что это такое, и ничего не отвечает. Тогда мы добавляем новый маршрут с ответами на вопросы. В следующий раз студент спросит: «Что сегодня в столовой?», и бот пришлёт ему меню на день.

Умный помощник даст быстрый ответ в любое время суток без помощи живых людей. При этом студенту не придётся стараться формулировать вопрос так, чтобы его понял робот — с сервисом можно общаться обычным человеческим языком. 

Чат-бот сможет отвечать на любые вопросы, которые соберёт университет. Например, о расписании, в каком кабинете пара, как пройти в аудиторию. При этом он будет не просто высылать текстовый формат с адресом. Для каждого места можно прикрепить иллюстрацию с картой и нарисованным маршрутом. 

Этот же инструмент можно адаптировать для работы приёмной комиссии. Абитуриенты с помощью чат-бота будут проверять проходные баллы, списки поступающих, уточнять, когда нужно принести оригиналы, что такое «зелёная волна» и так далее. 

Здесь же студенты могут решать вопросы с общежитием: заказывать пропуски, смотреть расписание тренажёрного зала, комнаты отдыха, компьютерного зала и других специальных помещений.

Что для этого нужно:

• Интегрировать существующую базу данных с расписанием в чат-бот.
• Продумать интерфейс поиска аудитории - формат карты, текстовый формат, как указывать местоположение и другое.
• Поддерживать и актуализировать расписание.

Удобное общение между преподавателями и студентами

Для преподавателей

Преподаватели ведут десятки групп в семестр, курируют курсовые, дипломные и кандидатские работы, занимаются научной деятельностью со студентами. У них сотни чатов в мессенджерах и групп в соцсетях, между которыми сложно переключаться. Контролировать, дошло ли сообщение и прочитал ли его человек — ещё труднее. При этом студенты могут приходить с вопросами в нерабочие часы или когда преподаватель занят другими задачами. 

В экстренных случаях приходится отменять пары через учебный офис — там не торопятся отвечать. В итоге студенты узнают, что пары не будет, когда уже приехали в корпус и ждут у аудитории 15 минут.

В чат-боте можно реализовать функциональность для преподавателя, где он сможет: 

• Опубликовать часы, когда готов консультировать студентов.
• Выложить темы курсовых и дипломных работ.
• Автоматически собирать в одном месте чаты со всеми группами, которые ведёт.
• Выложить задания и ответить на вопросы студентов.
• Быстро сообщать об изменениях в расписании.

Как это сделать:

Создаём базу данных в формате «преподаватель — его группы»:

1. — для всех групп создаём чаты и передаём ссылки старостам;
2. — даём доступ к календарю преподавателя всем группам;

Для преподавателя делаем простую админку, где он сможет управлять всей функциональностью.

Для студентов

Студентам тоже приходится нелегко — преподавателей много, и они меняются каждый семестр. Все предпочитают общаться в разных каналах коммуникации. При этом ты не знаешь, когда человек по ту сторону экрана прочитает твоё сообщение. Приходится очно навещать преподавателя на кафедре, чтобы задать уточняющие вопросы на 5 минут. Ещё не факт, что учитель будет на месте во время твоего визита. Когда вывешивают темы курсовых и дипломных работ, можно до последнего момента не знать, какие из них заняты.

В чат-боте можно реализовать функциональность для студентов:

1. Переписки с преподавателями по всем предметам в одном месте.
2. Запрос справок из деканата.
3. Бронь темы курсовых работ, докладов, дипломов.
4. Просмотр актуального расписания преподавателя.
5. Просмотр своего расписания и возможность получать быстрые уведомления о переносах пар.
6. Интеграцию с календарём преподавателя, чтобы можно было сразу забронировать у него время на консультацию
7. Настройку уведомлений, чтобы получать только важные и интересные.
8. Проверку, в какой аудитории у преподавателя сейчас пара. 
9. Возможность массово информировать одногруппников по важным вопросам. Например, если необходимы добровольцы на мероприятие. 

Что для этого нужно:

• Создаем базу данных в формате: «преподаватель — его группы» по предыдущей схеме.
• Для студента делаём отдельный интерфейс, в котором можно управлять доступной для него функциональностью.

Интерактивы на мероприятиях и лекциях

В чат-боте можно сделать модуль для мероприятий, через который люди будут регистрировать на встречи, проходить квизы и тесты на лекциях, оставлять отзывы о событии. Для лекторов и ведущих можно разработать функциональность, чтобы задавать вопросы и делиться результатами прямо во время презентации. 

Создание такого чат-бота требует минимальных вложений, при этом его можно переиспользовать для разных событий и интерактивов. Также это способ централизованно собирать статистику. Если интерактив проводят в разных группах, потоках или годах — можно копить и сравнивать результаты.

Что для этого нужно:

• Создать в боте уведомление о мероприятии.
• Загрузить в бот программу мероприятия.
• При необходимости настроить трансляцию из бота.
• Продумать, куда будет уходить обратная связь.
• Создание такого чат-бота требует минимальных вложений, при этом его можно переиспользовать для разных мероприятий и интерактивов. 

Рассылка вакансий и карьерные консультации

Чат-бот может рассылать персональные подборки с подходящими вакансиями и стажировками для выпускников. К рассылкам можно привлекать партнёров и брать с них оплату за размещение рекламы или специальных предложений. Также через бот можно получать карьерные консультации: как проходить интервью, оформлять резюме, писать сопроводительные письма, выполнять тестовые задания и так далее. 

Бот позволит собирать статистику по выпускникам — сколько трудоустроилось, в какой сфере работают. За счёт статистики появится возможность повышать престиж факультетов, строить имя вуза в медийном пространстве, привлекать новых абитуриентов. Также университет получит базу отзывов для поступающих.

Что для этого нужно:

• Продумать план и формат рассылок.
• Создать материалы для тестов и квизов.
• Сбор и анализ поступившей информации.
• Настройка механики рассылок.
• Создание контента.
• Анализ обратной связи от выпускников.

Резюме: плюсы разработки чат-бота для вузов

1. Общение преподавателей и студентов в одном месте. Как следствие — прозрачность коммуникации.
2. Выполнение государственных требований по цифровизации университета. Возможность получить грант на разработку. 
3. Возможность привлекать партнёров к платной рекламе в рассылках.
4. Персональные данные будут храниться на сервере университета, а не у стороннего продукта.
5. Гибкость: в чат-бот легко вносить изменения и добавлять новые модули и функции по необходимости.
6. Налаживается обратная связь от студентов — проблемы устраняются быстрее. Растёт удовлетворенность обучающихся.
7. Вся информация в быстром доступе. Пользоваться телеграмом проще, чем заходить на сайт и искать нужную информацию.
8. Меньше мусора на почтах и звонков преподавателям в нерабочее время.
9. Собственная разработка — не нужно бояться, что решение уйдёт с рынка.
10. Возможность настроить целевые уведомления, чтобы избежать информационного шума.

Если вас заинтересовало решение и вы хотели бы внедрить его у себя — оставляйте заявку в форме ниже. Обсудим вашу проблему и подберём лучшее решение.