Разработали внутренний сервис для работы торговых представителей компании. Создание и поддержка актуальной базы клиентов, планирование и отчетность. Подробнее — читайте ниже.

Заказчик

Наш клиент — производитель фитопродуктов, добавок к питанию, чаев. Его продукция представлена в аптеках и торговых точках по всей России и Казахстану — сеть распространения охватывает около 120 городов. 

Ситуация 

В каждом городе, где продается продукция клиента, работают его представители. Их задача:

• поддерживать базу в актуальном состоянии, 
• расширять сеть дистрибуции, 
• следить за тем, как представлен товар в торговых точках,
• проводить образовательные мероприятия для фармацевтов и покупателей. 

Работу представителей курирует начальство в головном офисе.

Представитель самостоятельно планирует свои задачи на неделю. Этот план включает в себя посещение торговых точек, чтобы проверить представленность продукции, звонки, проведение мероприятий. По итогам недели составляется отчет по проделанной работе, который отправляется в головной офис (до момента внедрения ERP-системы — произвольно составленный эксель-файл). 

Инструмент планирования

Система отчетности

По итогам каждого посещения представитель должен составить отчет для куратора. Для этого в сервисе предусмотрена функция “Написать отчет”, который в дальнейшем можно будет отредактировать. В заданный день все отчеты собираются вместе и автоматически отправляются на почту куратору в заданном и едином для всех формате. 

Отчет заполняется по специальной форме: наличие и количество продукции определенных видов, наличие промо-материалов (листовок, пробников и пр.). Кроме того, для каждой точки представитель может оставить комментарий в свободной форме и присвоить ей статус: все хорошо / нет пробников / требует внимания. 

Все отчеты представителя хранятся в отдельном разделе системы. 

База точек дистрибуции

Когда мы начинали работу над сервисом, у клиента отсутствовала единая база всех точек продажи их продукции. Существовало несколько источников:

• Карта точек продаж на сайте компании.
• Своя база точек продаж у каждого представителя в каждом регионе: чаще всего в виде эксель-таблицы. Эта база, как правило, не полностью совпадала с базой, представленной на сайте. Кроме того, она включала в себя не только действующих дистрибьюторов, но и потенциальных кандидатов для сотрудничества.

Мы решили эту проблему так: взяли за основу базу с сайта, дополнили ее импортом таблиц от представителей. Точки, которые пока не вошли в сеть распространения, также пополнили базу, но со специальной отметкой. На выходе получился полный и актуальный список партнеров.

В дальнейшем мы интегрировали эту базу с корпоративным сайтом компании. Теперь, если представитель заводит в системе новую точку продажи, или удаляет неактуальную, информация автоматически обновляется на сайте — в списке и на карте. 

С базой удобно работать благодаря системе поиска и фильтров, которая несколько раз дорабатывалась по отзывам представителей. 

Представитель может запланировать посещение несколькими способами, в том числе со страницы конкретной точки продаж. 

Результат

По итогам работы:

• ERP-система была внедрена в компанию и активно используется представителями и их кураторами.
• База точек дистрибуции поддерживается в актуальном состоянии и автоматически обновляется на корпоративном сайте компании. 
• Кураторы в головном офисе получают отчеты, которые генерируются автоматически по заданному расписанию и в едином формате. Это позволяет быть в курсе ситуации в каждом регионе и без труда отслеживать эффективность конкретного представителя. 

С момента запуска системы прошло уже достаточно много времени, и все это время она является ежедневным рабочим инструментом для десятков региональных представителей. Мы продолжаем поддерживать и развивать сервис.